Het programma Bedrijfsvoering draagt bij aan een gemeentelijke organisatie die flexibel, netwerkend en communicatief is. We werken samen aan de basis op orde, maar ook aan het verbeteren en vernieuwen van de bedrijfsvoering van de gemeente.

Binnen Bedrijfsvoering waren er in 2018 een aantal in het oog springende ontwikkelingen. Zo is in het 2e kwartaal van 2018 de eerste kwartaalrapportage opgeleverd. Hiermee hebben college en de raad nog beter overzicht over de voortgang van prestaties en financiën en kunnen nog beter sturen. De vakgroep Kennis & Verkenning voert ieder jaar vele onderzoeken uit en levert diverse monitors op. In 2018 heeft ze ook het ambitiedocument datagedreven sturen opgeleverd. Dit biedt een goede basis om in 2019 te starten met de Deventer DataAcademie. Hiermee kunnen medewerkers van Deventer leren hoe data(sets) nog beter ingezet kunnen worden in het werk, waardoor o.a. nog effectiever beleid gemaakt kan worden.

De meeste aandacht, zelfs landelijk, kreeg de "Zin in Gezeik" campagne. Met deze verfrissende slogan hebben we als Deventer zeer vele jonge mensen een dag lang op bezoek gehad in ons Stadhuis. Zo kregen zij een goede indruk van het werken bij een gemeente. Resultaat is dat er 12 frisse, jonge medewerkers bij ons zijn komen werken, verspreid over de hele organisatie.

DOWR

Op een aantal bedrijfsvoeringsonderdelen werken we als Deventer samen met de gemeenten Olst-Wijhe en Raalte: facilitair, inkoop, ICT, financiële administratie, personeels- en salarisadministratie en belastingen. Deze DOWR-'percelen' lopen steeds beter. In het klanttevredenheidsonderzoek dat in het 3e kwartaal van 2018 is gehouden zijn goede cijfers behaald. Voor alle percelen geldt daarnaast dat ze positief scoren op de afgesproken prestatie-indicatoren en dat er financieel een neutraal of positief beeld kan worden gegeven.

DOWR-i

Beheersmatig zijn er grote stappen gezet in de i-werkorganisatie: de beschikbaarheid van het netwerk was 100%. Er is gestart met de invulling van het Project Portfolio Management. In 2017 is de gezamenlijke DOWR I-visie opgesteld, in 2018 zijn voor alle domeinen de bijbehorende uitvoeringsplannen opgesteld. Verder zijn er grote stappen gezet met Samenwerken in de Cloud en is de uitgifte voorbereid van smartphones, laptops en tablets.

DOWR Facilitaire Zaken

Team FZ heeft zich dit verslagjaar weer van haar beste kant laten zien. Met hart, hoofd en handen hebben ze zich ingezet om de gemeentelijke werkomgevingen optimaal te faciliteren. Naast deze activiteiten is ook de ondersteuning van trouwerijen, raadsvergaderingen en vele grote en kleine evenementen met verve opgepakt. Bij alle drie de gemeenten was er sprake van kleine of grotere aanpassingen in de werkruimtes. Een grote aanbesteding die in 2018 liep was die van de postbezorging van de drie gemeenten. Verder is in de basis gelegd voor ontwikkeling en vernieuwing van de facilitaire dienstverlening in de zogenoemde route 2022. Een plan waarin het team stapsgewijs werkt aan nog betere dienstverlening de komende jaren.

DOWR PSA

PSA staat voor personeels- en salarisadministratie. Dit perceel heeft Raalte als thuisbasis. Eind 2018 zijn de eerste stappen gezet om de banden met de P&O-teams te versterken en om te komen tot betere formatie- en bezettingsoverzichten.

DOWR Belastingen

Het team Belastingen heeft in 2018 bijna 230.000 aanslagregels opgelegd. Daarnaast is veel energie besteed aan de overgang naar een nieuw financieel systeem. Ook zijn de voorbereidingen gestart voor de overgang van het waarderen van m3 naar m2. Deze operatie moet in 2022 gereed zijn en geldt voor alle 55.000 objecten in Deventer.

DOWR Financiële administratie

Ook bij team FA is men in 2018 druk geweest met de overgang naar een nieuw systeem. Maar het gewone werk gaat gewoon door: 96% van de facturen zijn binnen 30 dagen betaald. In 2018 is er een analyse uitgevoerd (de zgn. factuurontdubbelaar) naar alle facturen over 2016 en 2017. In totaal ging het om 82.901 facturen met een waarde van €1,1 miljard. Het prachtige resultaat: slechts €3.189 verschil! In april 2019 wordt de wettelijke verplichting voor e-factureren van kracht, hiervoor zijn de voorbereidingen getroffen.

DOWR Inkoop

In 2018 hebben de drie inkoopadviseurs in totaal 90 onderhandse, twee openbare en zes Europese aanbestedingen begeleid. In november is het nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid vastgesteld. Eind 2018 zijn de voorbereidingen voor het plan van aanpak Maatschappelijk Verantwoord Inkopen gestart. Dit PvA zal in het 2e kwartaal 2019 gereed zijn.